O projecto designado por Salão Nobre Digital do Município de Oeiras é suportado numa solução informática que visa, genericamente, a aprovação digital das propostas de deliberação, automatizando o processo de carregamento, numeração, visualização, deliberação e disponibilização imediata das decisões tomadas pelo Executivo, tendo em vista a mobilidade, a flexibilidade e a optimização do processo decisório, com a consequente redução de custos relativamente à eliminação das cópias em papel.
Este projecto exigiu um esforço inicial de levantamento de todas as fases e de todos os intervenientes neste processo, ao qual se juntou uma análise efectuada pelos técnicos da Divisão de Informática da Autarquia, no sentido de optimizar o circuito e assegurar a sua simplificação.
Relativamente ao equipamento (hardware) exigido para suporte do projecto, foram instalados equipamentos de scanner para digitalização dos anexos às propostas de deliberação pelos secretariados dos vereadores com pelouro e foram distribuídos laptops com solução de acesso remoto à aplicação ‘Salão Nobre Digital’ via placa 3G por todos os elementos do Executivo em funções.
Este equipamento portátil permite a consulta prévia das propostas de deliberação a serem discutidas. Complementarmente, foi instalado no espaço do Salão Nobre, onde têm lugar as reuniões de Câmara, uma solução de acesso wireless à rede interna do Município e consequentemente à aplicação em análise para a deliberação final das referidas propostas.
Ultrapassadas estas etapas, e após estabilização da estrutura do circuito das propostas de deliberação, surgiu a necessidade de definir a estratégia de comunicação interna do projecto e desenvolver a documentação de suporte às funcionalidades disponíveis na solução aplicacional para distribuição pelos vários intervenientes, cuja respectiva materialização resultou no ‘Manual de operacionalização’.
Durante o período inicial do projecto, o acompanhamento constante junto de cada interveniente revelou-se um factor crítico de sucesso, permitindo assegurar a confiança dos mesmos na solução digital de gestão das propostas de deliberação face ao procedimento físico, que se manteve em paralelo nos primeiros tempos. De realçar também o forte empenho do
Executivo em funções na célere adopção da solução tecnológica, revelando-se uma bandeira de promoção interna do projecto.
Como resultado da implementação deste projecto, a deliberação de cada proposta fica disponível para todos os utilizadores da Intranet Municipal logo após ter sido alvo de decisão camarária. A consulta por este canal interno permite uma maior eficácia na disponibilização dos resultados deliberativos em virtude de se apresentarem disponíveis logo após o final da reunião de Câmara, evitando os telefonemas massivos para o serviço de actas nos dias subsequentes ao da reunião. A informação aos serviços também disponibiliza a possibilidade de pesquisa de histórico de propostas de deliberação, a data de deliberação e a decisão final de que foram alvo.