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O projecto designado por “Salão Nobre Digital” do Município de Oeiras é suportado numa solução informática que visa genericamente a aprovação digital das propostas de deliberação, automatizando o processo de carregamento, numeração, visualização, deliberação e disponibilização imediata das decisões tomadas pelo executivo, tendo em vista a mobilidade, a flexibilidade e a optimização do processo decisório do mesmo com a consequente redução de custos relativamente à eliminação das cópias em papel.

Este projecto exigiu um esforço inicial de levantamento de todas as fases e de todos os intervenientes neste processo ao qual se juntou uma análise efectuada pelos técnicos da Divisão de Informática no sentido de optimizar o circuito e assegurar a sua simplificação.

Relativamente ao equipamento (hardware) exigido para suporte do projecto, foram instalados equipamentos de scanner para digitalização dos anexos às propostas de deliberação pelos secretariados dos vereadores com pelouro e foram distribuídos laptops com solução de acesso remoto à aplicação “Salão Nobre Digital” via placa 3G por todos os elementos do executivo em funções. Este equipamento portátil permite a consulta prévia das propostas de deliberação a serem discutidas. Complementarmente, foi instalado no espaço do salão nobre, onde têm lugar as reuniões de câmara, uma solução de acesso wireless à rede interna do Município e consequentemente à aplicação em análise para a deliberação final das referidas propostas.

Ultrapassadas estas etapas, e após estabilização da estrutura do circuito das propostas de deliberação, surgiu a necessidade de definir a estratégia de comunicação interna do projecto e desenvolver a documentação de suporte às funcionalidades disponíveis na solução aplicacional para distribuição pelos vários intervenientes, cuja respectiva materialização resultou no “Manual de operacionalização”.

Durante o período inicial do projecto, o acompanhamento constante junto de cada interveniente revelou-se um factor crítico de sucesso, permitindo assegurar a confiança dos mesmos na solução digital de gestão das propostas de deliberação face ao procedimento físico, que se manteve em paralelo nos primeiros tempos. De realçar também o forte empenho do executivo em funções na célere adopção da solução tecnológica, revelando-se uma bandeira de promoção interna do projecto.

De forma pormenorizada, as várias fases de gestão das propostas de deliberação são :

1)     Carregamento

O processo de carregamento contempla os seguintes procedimentos, nomeadamente, a Recepção, Digitalização e a Inserção/upload, e descrevem-se da seguinte forma:

1.     Recepção – este procedimento consiste na recepção da proposta de deliberação pelo secretariado que é enviada por e-mail em formato digital (documento em word) pelo serviço.

2.     Digitalização – é o procedimento manual de digitalização dos anexos das propostas de deliberação, utilizando o scanner e respectiva salvaguarda em formato digital (documento em pdf).

3.      Inserção/Upload – corresponde ao carregamento ou inserção de ambos os documentos referidos nas alíneas anteriores para disponibilização online na solução aplicacional do “Salão Nobre Digital”.

2)     Numeração

A numeração das propostas de deliberação é efectuada pelo Gabinete da Presidência, que assume a correcta instrução das propostas de deliberação carregadas.

3)     Visualização

Nesta opção, estão disponíveis todas as propostas de deliberação para visualização prévia e durante as reuniões de Câmara. Esta área é restrita à Presidência, Vereação e à SAOM - Secção de Apoio aos Órgãos Municipais, podendo ser consultados os conteúdos das mesmas incluindo os respectivos anexos.

4)     Deliberação

Esta opção será restrita aos funcionários do serviço responsável pela elaboração da acta da reunião de câmara (Secção de Apoio aos Orgãos Municipais), que colocarão o resultado da deliberação para cada proposta de deliberação.

A solução contempla o tipo de deliberação de que cada proposta de deliberação pode ser alvo, nomeadamente : “Adiada”, “Aprovada”, “Aprovada (remeter à Assembleia Municipal)”, “Aprovada com alterações”, “Aprovada com escrutínio secreto ”, “Rejeitada” ou “Retirada”. Relativamente ao tipo de votação, as opções disponíveis são: “Maioria”, “Unanimidade” ou “Unanimidade dos presentes”. Paralelamente, pode também ser registado o resultado de cada força política, quando o tipo de votação assim o exigir.

Informação aos serviços

Está disponível para todos os utilizadores da Intranet Municipal a deliberação de cada proposta de deliberação logo após ter sido alvo de decisão camarária. A consulta por este canal interno permite uma maior eficácia na disponibilização dos resultados deliberativos em virtude de se apresentarem disponíveis logo após o final da reunião de câmara, evitando os telefonemas massivos para o serviço de actas nos dias subsequentes ao da reunião. A informação aos serviços também disponibiliza a possibilidade de pesquisa de histórico de propostas de deliberação, a data de deliberação e a decisão final de que foram alvo.

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