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A gestão eficiente de uma organização está intimamente relacionada com a introdução de novas tecnologias e respectivas melhores práticas. É com este propósito que o Município de Oeiras se encontra a implementar o novo sistema de informação de suporte à gestão das principais actividades que desenvolve no âmbito das suas competências e responsabilidades para com o Cidadão/Munícipe.

Este sistema integrado de informação comummente designado por ERP (Enterprise Resource Planning) integra todos os dados e processos de uma organização num único sistema, servindo tendencialmente todos os serviços e tem como objectivo último a melhoria dos processos operacionais.

O ERP permite que toda a informação considerada necessária esteja disponível em qualquer lugar e a qualquer hora. De facto, será possível aceder de forma imediata à informação financeira crítica e fidedigna, conhecer os níveis de stock de determinado artigo no conjunto de armazéns municipais, efectuar encomendas automáticas de novos materiais, entre outras funcionalidades que permitem a todas os serviços partilhar informação resultante da integração de todas as áreas da organização.

Para alcançar os benefícios que os ERP’s tornam possíveis, o Município deverá encarar esta implementação como uma iniciativa de negócio e não tecnológica. Isto significa que a realização de alterações organizacionais se apresenta muitas vezes necessária de forma a permitir a maximização dos benefícios. Assim, enquanto a organização vai alterando os seus sistemas de informação, também terá de simultaneamente mudar os seus processos de negócio.

A solução de ERP seleccionada e que melhor se adequa às necessidades organizativas e funcionais deste Município é a solução da empresa AIRC (Associação de Informática da Região Centro). Esta adequação resulta da existência anterior a este projecto de alguns módulos aplicacionais na área da receita financeira e da reconhecida experiência de implementação de soluções específicas em autarquias. Os módulos em que a solução implementada se desagrega são respectivamente: SCA – Sistema de Contabilidade Autárquica; SCE – Sistema de Controlo de Empreitadas; GES – Gestão de Stocks; SGT – Sistema de Gestão de Tesouraria; SEF – Sistema de Execuções Fiscais; SIC – Sistema de Inventário e Cadastro e outros.

Uma implementação do ERP da AIRC representa, essencialmente, a substituição total do sistema nervoso central, assim como a introdução de novas funcionalidades. Dada a abrangência de uma implementação deste tipo, é seguro o aparecimento de problemas durante o processo de implementação, problemas que em algumas situações não terão solução imediata. É importante por isso, realçar que implementações bem sucedidas não são o mesmo que implementações sem problemas. Por isso, a implementação da solução de ERP no Município de Oeiras tem sido alvo de uma abordagem realista, revelando dificuldades ocasionais e exigindo flexibilidade por parte dos utilizadores finais.

Será de notar que a evolução das condições de negócio e clientes cada vez mais exigentes provocarão enormes mudanças nos modelos de negócio actuais, o que por sua vez provocará a continua evolução de novas e melhoradas aplicações ERP. As áreas mais óbvias de crescimento são as ligadas ao reporting e forma de disponibilização da informação: Internet, Portais, e Business Intelligence (BI). De realçar que a área de BI é considerada prioritária e será implementada já numa segunda fase do presente projecto.

Algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são:

- Eliminação da utilização de interfaces manuais;

- Redução de custos;

- Optimização do fluxo e da qualidade da informação dentro da organização;

- Optimização do processo de tomada de decisão;

- Eliminação da redundância.

No quadro de uma emergente Sociedade de Informação e do Conhecimento, o modo de estruturação e funcionamento dos organismos públicos encontra-se numa fase de mudança acentuada. A utilização de novas tecnologias de informação e de comunicação no contexto dos processos organizacionais abre perspectivas para formas avançadas de realização das actividades habituais, bem como para o aparecimento de novas actividades e de novos negócios.

Os Factores Críticos de Sucesso, enquanto conjunto limitado de condicionantes críticas internas e externas relacionadas com o projecto em causa, são determinantes para o seu desempenho e sucesso efectivo. OS FCS que foram identificados para este projecto são:

- Existência de compromisso da gestão de topo do Município com o projecto;

- Definição clara da estratégia de sistemas de informação para a área financeira alinhada com estratégia dos sistemas de informação municipais;

- Capacidade para gerir a mudança e motivação da equipa CMO;

- Disponibilidade de associação sólida de competências dos intervenientes na equipa de projecto;

- Aplicação de metodologias e experiência efectivas de gestão de projecto;

- Disponibilidade e capacidade de decisão da equipa de projecto.

 

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